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使用傳真機(jī)都需要注意什么？
傳真機(jī)近些年使用的不多了，但是我們依然要講解一下，有不少人不知道傳真機(jī)的正確用法，那么傳真時(shí)要注意什么呢?今天就讓我來(lái)為大家講解一下。
1、傳真前要提前打電話通知對(duì)方。因?yàn)楹芏鄦挝皇谴蠹夜灿靡慌_(tái)傳真機(jī)， 你不通知到位的話，你的信件就可能會(huì)落在別人的手里或因別人不知道是誰(shuí)的信件而被丟人垃圾箱。未經(jīng)事先許可，不應(yīng)傳送太長(zhǎng)的文件或保密性強(qiáng)的材料。如果接收入需要原件備案，諸如一些需要主管人員親筆簽字的材料，如合同等，則應(yīng)在傳真后將原件用商業(yè)信函的方式寄送。
2、傳真時(shí)分清楚使用的是自動(dòng)模式還是手動(dòng)模式。手動(dòng)方式需接聽(tīng)傳真電話的人給你傳真開(kāi)始的信號(hào)，在聽(tīng)到嘀嘀的長(zhǎng)音后再開(kāi)始傳真文檔。自動(dòng)方式不需對(duì)方人工操作，在撥通傳真電話后，在幾聲正常電話回音之后，就會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)嘀嘀的長(zhǎng)音，此后就可以開(kāi)始傳真文檔。
3、正式的傳真必須有封面，發(fā)急件時(shí)應(yīng)在封面頁(yè)注明，封面上注明傳送者與接收者雙方的公司名稱、人員姓名、日期、總頁(yè)數(shù)等，如此接收者可以 一目了然。如果不是非常正式者，也必須以3 -1、3 -2、3-3等方式，讓接收者一看就知道傳真總共有3頁(yè)，如果其中某一張不清楚或是未收到時(shí)，則可以請(qǐng)對(duì)方再將此頁(yè)傳一次。
打印機(jī)發(fā)傳真是將打印機(jī)與電話結(jié)合構(gòu)成的一種新型電話，傳真電話利用電話線路作傳真信號(hào)的傳輸通路，撥通對(duì)方電話號(hào)碼就接通了傳真設(shè)備，把要傳遞的文件和圖片等資料存入信口，對(duì)方就能得到傳真副本。可以解決遠(yuǎn)距離傳輸?shù)膯?wèn)題，但副本的效果不是很好，如果條件允許的話就直接發(fā)電子版的，讓對(duì)方受到后就可以打印出來(lái)。
